Meetingrooms vergaderzalen teams clickshare 5

Hybride vergaderen voor overheden

We werden ingeschakeld om hybride samenwerktools te integreren bij de Vlaamse Overheid. Het betreft verschillende vergaderzalen die een stabiele verbinding moeten garanderen met thuiswerkers en externen.

De Belgische overheden willen nog steeds hun medewerkers hybride laten werken, ze hebben gemerkt dat de combinatie van thuis en op kantoor werken belangrijke voordelen biedt. Hybride werken is echter veel meer dan thuis doen wat je daarvoor op kantoor deed, dat beseffen onze overheden heel goed. Dit project ging niet enkel over vlotte en intuïtieve hardware maar ook over de adoptie en implementatie van samenwerktools binnen de Vlaamse Overheid.

Als overheid een onderlinge samenwerking opzetten

Goed je werk kunnen doen in een hybride context en samenwerken met collega's die je niet elke dag op kantoor ziet, het blijft best een uitdaging. Hybride werken gaat dus niet alleen over hoe jij je werkdag en werkweek inricht. Het team- en samenwerk aspect is veel doorslaggevender dan hoe je als individu je agendapunten afwerkt.

5 dagen van 9-5 op kantoor

Je zou kunnen zeggen dat hybride werken in de brede zin gaat over hoe je als overheid de onderlinge samenwerking georganiseerd hebt, waarbij 5 dagen van 9-5 op kantoor werken niet meer de norm is. Dit komt het retentie beleid alleen maar ten goede, je trekt als overheid veel makkelijker nieuwe talenten aan indien je verschillende werkmodellen aanbiedt.

Hybride werken gaat vooral over het gedrag van mensen

Hybride werken betekent dat je op ontdekkingsreis gaat naar nieuwe manieren van samenwerken. Dan heb je het dus over meer dan ICT en de (thuis)werkplek. Naast de 'bricks' en 'bytes' gaat het ook over 'behaviour'. Een overheid die hybride wil werken, moet zich ontwikkelen naar een flexibele en slimme organisatie. Dit zorgt er als vanzelf voor dat allerlei onuitgesproken verwachtingen en werkwijzen boven tafel komen.

Veel vraagstukken tijdens de adoptiefase

Want hoe blijf je in verbinding als je overal en nergens werkt? Hoe voer je als manager het gesprek met je teamleden over hun resultaten? Hoe vaak spreek je als team af op kantoor en wat doe je met collega's die liever hun eigen plan trekken? Met al die onderliggende zaken zul je aan de slag moeten. Dit is overigens een inspirerend proces omdat je samen je organisatie aan het herbouwen bent. Digitopia staat je bij waar nodig, wij kunnen altijd terugblikken op vergelijkbare cases en inspireren vaak klanten. Een gouden recept bestaat echter niet, elke organisatie werkt anders.

Hoe laat je een team floreren en goed samenwerken?

Veel van wat vroeger automatisch ging, is door hybride werken niet meer zo vanzelfsprekend. Een nieuwe context vraagt vaak om nieuwe normen: wat werkt wel en wat niet? En hoe gaan we ermee om als iemand daarvan afwijkt? Denk met elkaar na over: welke procesafspraken gaan ons als team helpen om op een vlotte manier met elkaar samen te werken? Door de tijd heen zul je deze afspraken waarschijnlijk af en toe opnieuw onder de loep moeten nemen.

Culture eats strategy for breakfast

Dit nieuwe werkmodel vraagt namelijk iets anders dan voorheen: andere competenties en een nieuwe stijl van leidinggeven. Als dit niet gebeurt, worden thuiswerken en hybride werken ‘weg’ georganiseerd: ‘culture eats strategy for breakfast’ in dat geval.

Conclusie en dankwoord

De Vlaamse overheid zette grote stappen in het vanop afstand (samen)werken tijdens de coronapandemie. Dit deden ze door volop in te zetten op flexibiliteit, wendbaarheid en digitale werkplek faciliteiten. Ondertussen zijn we enkele jaren verder en kijken we terug op een geslaagde implementatie van plaats- en tijdsonafhankelijk werken: het hybride werken werkt! Bedankt voor het vertrouwen!

  • Lokale politie Regio Turnhout werkt slim samen

    Lokale politie Regio Turnhout werkt slim samen

    De politiezone heeft zijn workplace volledig geupgrade naar de nieuwe Microsoft Teams Room standaarden en wapent zich voor de toekomst. “Ons DNA zijn onze medewerkers. Op mensenmaat is onze maatstaf.” Bij de lokale politie Regio Turnhout kom je terecht in een veilige werkomgeving waar je authentiek kan en mag zijn.

    Ontdek deze referentie
  • Van digital signage leverancier tot AV integrator bij ibis Gent

    Van digital signage leverancier tot AV integrator bij ibis Gent

    Deze ibis vestiging biedt enkele vergaderruimtes voor allerlei types van bijeenkomsten. Ook voor kort en vluchtig overleg zijn er enkele huddlespaces aanwezig waar je informeel kan overleggen.

    Ontdek deze referentie
  • Hybride werken bij Subaru Belux

    Hybride werken bij Subaru Belux

    Een doeltreffende strategie voor hybride werken opent de deur naar vele mogelijkheden: tevreden medewerkers, aantrekkelijke werkplekken en een dynamischere organisatie die klaar staat om te groeien. Zo’n transformatie brengt ook stevige challenges met zich mee.

    Ontdek deze referentie
  • Referenties in digital signage en AV

    Digitale schermen met digital signage of een audiovisuele installatie nodig? Ontdek op deze pagina wat we voor onze bestaande klanten betekenen.

    Ontdek al onze referenties

Heb je digital signage of audiovisuele uitdagingen?

Vraag vrijblijvend informatie. Iedereen is welkom om onze digitale concepten en AV-oplossingen te ervaren.

Lees meer